Während wir in Teil 1 das Einliniensystem, in Teil 2 das Stabliniensystem und in Teil 3 das Mehrliniensystem behandelt haben, möchte ich heute kurz auf das Matrixsystem eingehen.
Das Matrixsystem ist ein eigentliches Mehrliniensystem.
Wie sie der obigen Grafik entnehmen können, stehen die Mitarbeiter in gleich zwei gleichrangigen Weisungsbeziehungen zueinander und zwar einmal in den
- funktionsbezogenen Weisungsbeziehungen, wie
- Operations,
- IT,
- und Human Resources,
gleichzeitig aber auch in den
- prozessbezogenen Weisungsbeziehungen.
Ich habe in der obigen Grafik einmal der Einfachheit halber nur zwei Prozesse aufgeführt, bei denen diese Beziehungen untereinander grundsätzlich vorkommen werden.
Nehmen wir einmal den Prozess der Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
Vorab zu Erklärung die Aufgaben der einzelnen Funktionen
Operations
Die Begrifflichkeit „Operations“ umfasst praktisch alle Prozesse sowie Aktivitäten die anfallen, wenn innerhalb einer Anwaltskanzlei eine Verwaltungsleistung erbracht werden muss.
Überwiegend sind das
- Finanzmanagement,
- Marketing und
- Human Ressources
nicht Bestandteil von Operations. Alle anderen Verwaltungstätigkeiten fallen dagegen in den Bereich „Operations“.
Informationstechnologie (kurz IT)
In den Bereich „IT“ fallen alle Tätigkeiten, die mit Informationstechnologie im weitesten Sinne zu tun haben. Innerhalb einer Anwaltskanzlei insbesondere auch
- die Erstellung von Datenräumen,
- Erteilung und Verwaltung von Zugangsrechten zu IT- u. Telefonsystemen,
- Zuweisung von Rechten auf Dateien teilweise bis auf Dokumentenebene.
- Auswahl, Beschaffung und Pflege von Hardware und Software
Human Resources
In den Bereich Human Resources fallen alle Tätigkeiten die mit der Beschaffung und Verwaltung des Personals zu tun haben einschließlich Schulungen.
Wenn wir uns einmal den Prozess „neuer Mitarbeiter„ ansehen, werden Sie feststellen, dass dieser Prozess in alle drei oben genannten Funktionen hineinreicht.
So stellt Operations überwiegend den Arbeitsplatz zur Verfügung, in IT erfolgt die Vergabe der Zugangsberechtigungen zum Telefon und IT System, die Rechtevergabe auf einzelne Bereiche, die Zurverfügungstellung des Telefonanschlusses.
In Human Resources fällt neben der Tätigkeit der Suche, Auswahl und Einstellung des Mitarbeiters auch der sozialversicherungstechnische Bereich wie Anmeldung, bei juristischem Personal auch Meldung bei der Anwaltskammer, während bezüglich der Berufshaftpflichtversicherung die Meldung des neuen juristischen Mitarbeiters durch Operations als Verwaltungsfunktion durchgeführt wird. Operations wird auch die eventuell notwendigen Änderungen auf Briefbögen, Schildern etc. durchführen und dem Mitarbeiter bei Beginn seiner Tätigkeit zum Beispiel die Visitenkarten zur Verfügung stellen. Natürlich ist dieser Prozess erheblich komplexer. Die wenig aufgeführten Tätigkeiten reichen m. E. zur Erklärung jedoch aus.
Sie sehen also, hier sind die drei Funktionen eng miteinander verzahnt.
Was liegt also näher, als den Prozess „neuer Mitarbeiter“ durch einen Prozessverantwortlichen (aus dem Bereich der Funktionen) steuern zu lassen, der nicht nur verantwortlich für diesen Prozess ist, sondern auch die Kompetenz hat, Mitarbeiter der einzelnen Funktionen hinzu zu ziehen und diesen entsprechende Weisungen zu erteilen.
in der überwiegenden Anzahl der kleinen und mittleren Anwaltskanzleien wird funktionsbezogen gearbeitet.
Größere Einheiten sind zwischenzeitlich dazu übergegangen von diesem „Funktionsdenken„ abzugehen und stattdessen prozessorientiert tätig zu sein.
Der Vorteil einer solchen Aufstellung des, nennen wir es einmal Prozessdenkens, liegt darin, die üblichen Reibungsverluste, die bei funktionsbezogenen Arbeiten entstehen, möglichst zu unterbinden, die Prozessabläufe zu straffen und die Aufgaben effizient durchzuführen.
Ein weiterer Vorteil kann darin liegen, dass bisher notwendige Zwischenschichten (in unserem Fall Office Manager) entfallen können, die Steuerung des Unternehmens Anwaltskanzlei also in flachen Strukturen stattfinden kann.
Dieses setzt allerdings voraus, dass die Mitarbeiter in den einzelnen Funktionen entsprechend „prozessorientiert“ eingebunden werden können, was teilweise einer erheblichen Überzeugungsarbeit bedarf.
Natürlich gibt es eine Vielzahl weiterer Leitungssysteme, die allerdings für die Bereiche einer Anwaltskanzlei nicht oder nur selten relevant sind, so dass wir hierauf nicht näher eingehen müssen.
Ich hoffe ihnen einige Anregungen gegeben zu haben. Sollten Sie Rückfragen haben, nutzen Sie bitte das Ihnen hier zur Verfügung stehende Kontaktformular.
